Zanim padnie jakiekolwiek słowo o narzędziach, automatyzacjach, platformach czy integracjach, siadamy do rozmowy.
Nie z arkuszem gotowych rozwiązań. Z pytaniami.
To właśnie dobrze poprowadzona rozmowa otwiera przed firmą możliwość zmiany, która działa od pierwszego dnia – bo wynika z realnych potrzeb, a nie z narzuconego schematu. A dobrze zadane pytania nie tylko odkrywają to, co dziś nie działa. One wskazują bezpośrednią drogę do przekształcenia firmy w dobrze działający, zyskowny system.
Dlaczego pytania mają tak duże znaczenie?
Bo w ogromnej liczbie przypadków, z którymi spotykamy się w Velocity, problem nie tkwi w ludziach. Ani nawet w narzędziach.
Problem tkwi w tym, że firma nie ma wystarczająco dobrej wiedzy o tym, jak naprawdę działa.
Wszystko funkcjonuje jakoś „na czuja”, „na biegu”, „jak zawsze”. Niektóre decyzje są podejmowane na podstawie przeczucia, inne w oparciu o nieaktualne dane. Procesy „jakoś się kręcą”, ale nikt nie wie, czy można je uprościć, zautomatyzować czy po prostu przestać robić.
Dlatego w Velocity nasz proces transformacji zawsze zaczynamy od discovery session – spotkania, na którym nie przedstawiamy rozwiązań, tylko zadajemy pytania.
To, co słyszymy w tej rozmowie, jest kluczowe: pokazuje nie tylko punkt wyjścia, ale też kierunek i tempo możliwej zmiany. I pozwala jasno ocenić, gdzie warto zainwestować czas, a gdzie można odzyskać dziesiątki godzin tygodniowo dzięki lepszej organizacji i automatyzacji.
Przykładowe pytania, które prowadzą do sedna
To nie są pytania z ankiety. To pytania, które pomagają właścicielom firm i ich zespołom zobaczyć rzeczywistość z innej perspektywy. Zobaczyć te wszystkie drobne sytuacje, które razem tworzą ogromne straty – czasowe, kosztowe i emocjonalne:
- Gdzie zespół traci najwięcej energii na „koordynację”, a nie na właściwą pracę?
- Co dziś zajmuje więcej czasu, niż powinno – i nikt już tego nie kwestionuje?
- Jakie działania są kluczowe dla rozwoju firmy, ale… nigdy nie ma na nie przestrzeni?
- Jakie problemy wracają regularnie, mimo że „wszyscy wiedzą”, że są?
- Gdzie giną informacje między ludźmi, mailami, spotkaniami?
- Gdybyś dziś miał zresetować sposób działania swojej firmy – co zostawiłbyś, a co zbudował od nowa?
To pytania, które demaskują ukryte tarcia, ujawniają nieformalne procesy, pokazują gdzie firma polega na „ludziach, którzy ogarniają”, zamiast na sprawdzalnych, wspólnych zasadach działania.
A co najważniejsze – to pytania, które prowadzą do decyzji: Co zmieniamy najpierw, żeby ta firma zaczęła przynosić więcej zysku przy mniejszym wysiłku?
Dlaczego to ma sens właśnie dla małych i średnich firm?
Bo MŚP nie mogą sobie pozwolić na kosztowne, wieloetapowe transformacje trwające miesiącami. Nie mają osobnych zespołów od strategii i operacji. Często szef decyduje, wdraża i jeszcze sprawdza, czy działa.
Dlatego najpierw trzeba zyskać jasność: Gdzie jesteśmy? Co naprawdę jest celem? Co działa dobrze i trzeba to wzmocnić, a co nas spowalnia i warto to przeprojektować?
I właśnie do tego prowadzi discovery session. Dobrze poprowadzona rozmowa potrafi przynieść większą wartość niż tygodnie „wdrażania” w ciemno. Pozwala właścicielowi firmy – często po raz pierwszy – zobaczyć operacje jako system, który można ułożyć tak, by wspierał rozwój, a nie tylko był koniecznością.
Co odkrywamy dzięki dobrze poprowadzonej rozmowie?
Dla klienta to najczęściej pierwszy moment, kiedy:
- widzi swoje procesy czarno na białym,
- uświadamia sobie, jak wiele opiera się na „ogarniaczach”, a nie systemie,
- zauważa, ile czasu kosztuje go statusowanie, przypominanie i „spinanie wszystkiego razem”,
- dociera do prawdziwej przyczyny frustracji w zespole,
- zaczyna rozumieć, że transformacja to nie wielka rewolucja, tylko seria małych, dobrze przemyślanych kroków,
- rozpoznaje, które działania nie wnoszą wartości i można je wyeliminować lub zautomatyzować,
- zaczyna łączyć codzienne zadania z realnymi celami biznesowymi (większy zysk, lepsza obsługa, mniej błędów, większa kontrola nad firmą).
Co ważne: nie pytamy tylko zarządu
Wiele najważniejszych informacji pochodzi nie od lidera, ale od ludzi, którzy są najbliżej codziennej pracy. To oni wiedzą, gdzie przepływ informacji się załamuje, co trzeba robić podwójnie, jakie narzędzia się „rozjeżdżają”.
Dlatego discovery session to nie tylko wywiad z zarządem. To seria rozmów z ludźmi, którzy widzą organizację od środka. To dzięki nim rozumiemy nie tylko „co”, ale też „dlaczego” i „jak”. I to dzięki nim nowe rozwiązania naprawdę działają – bo są osadzone w ich codzienności, a nie wymyślone w oderwaniu od niej.
A potem?
Dopiero wtedy, kiedy mamy ten obraz, projektujemy konkretne rozwiązania: narzędzia, integracje, automatyzacje i zasady współpracy. Wszystko dostosowane do tego, jak faktycznie działa firma – nie jak „powinna” działać według gotowego modelu.
To dlatego nasze wdrożenia działają. Bo bazują na rzeczywistości, a nie PowerPointach. Bo uwzględniają ludzi i to, co już w firmie funkcjonuje. I bo są oparte o wspólnie zdefiniowane cele biznesowe – a nie technologiczne trendy.
Jeśli masz poczucie, że Twoja firma „działa”, ale z wysiłkiem, którego nie powinno być – to znak, że warto zadać kilka dobrych pytań. One same w sobie potrafią uruchomić myślenie, które prowadzi do konkretnych zmian, większego zysku i spokojniejszej pracy.
Od tego wszystko się zaczyna.
A my potrafimy to poprowadzić tak, żeby nie tylko coś zmienić – ale zmienić dokładnie to, co trzeba.
